Am 25.05.2018 tritt die DS GVO in Kraft. Die Ablaufprozesse in Unternehmen im Rahmen der Bewerbunsprozesse werden sich anpassen müssen und tiefgreifende Änderungen erfahren. Unabhängig von der arbeitsrechtlichen Problemstellung (vgl. z.B. BAG Urteil vom 06.06.1984, Az.: 5 AZR 286/81) sollen hier die zu erwartenden datenschutzrechtlichen Aspekte dargestellt werden.
Im Rahmen des Berwerbunsprozesses ergeben sich aus der DS-GVO einerseits gesteigerte Informationspflichten, andererseits zusätzliche echte Hinweispflichten. Die Versäumung der Pflichten kann nunmehr neu definierte empfindliche Bußgelder nach sich ziehen.
Bereits zeitlich vor dem eigentlichen Prozess des Bewerbungsverfahrens ist zu berücksichtigen, dass die Datenerhebung im Datenschutzkonzept und im Verfahrensverzeichnis berücksichtigt werden. Es gilt hier zu beachten, den konkreten Speicherort zu benennen und zu vermeiden, dass Daten im Netzwerk wahllos kopiert werden bzw. werden können.
Praxishinweis: Bewerbungsprozess im Datenschutzkonzept und im Verfahrensverzeichnis einpflegen
Der typische Ablauf der Bewerbung gestaltet sich als Initiativbewerbung oder als Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle. In beiden Fällen übersendet der Bewerber Unterlagen (in Textform oder als Datei) an das Unternehmen. Im Rahmen des Eingangs der Unterlagen greift die Informations- und Hinweispflicht. Weiterhin sollte geprüft werden, ob und inwieweit der Datenschutzbeauftragte in den Prozess einzubinden ist.
Dem Bewerber müssen Angaben zur Datenerhebung mitgeteilt werden, wobei folgende Angaben zu berücksichtigen sein dürften
- 13 Abs. 1 DS-GVO:
– den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seines Vertreters;
– gegebenenfalls die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten;
– die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;
– gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten und
– gegebenenfalls die Absicht des Verantwortlichen, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln, sowie das Vorhandensein oder das Fehlen eines Angemessenheitsbeschlusses der Kommission oder im Falle von Übermittlungen gemäß Artikel 46 oder Artikel 47 oder Artikel 49 Absatz 1 Unterabsatz 2 einen Verweis auf die geeigneten oder angemessenen Garantien und die Möglichkeit, wie eine Kopie von ihnen zu erhalten ist, oder wo sie verfügbar sind.
Art. 13 Abs. 2 DS-GVO:
– die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
– das Bestehen eines Rechts auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit;
Ob weitere Informations-Hinweispflichten bestehen, ist im jeweiligen Einzelfall zu beurteilen.
Praxishinweis: Merk-/Hinweisblatt vorbereiten und in den Ablaufprozess fest einbinden
Im weiteren Verlauf des Prozesses erfolgt die Ablehnung oder Einladung des Bewerbers auf die ausgeschriebene oder geplante Stelle. Die Daten der nicht berücksichtigten Bewerber sind innerhalb einer bestimmten Frist zu löschen. Teilweise wird vertreten, dass die Frist 2 Monate betrage, richtigerweise wird (so auch das Datenschutzaufsicht in Bayern) eine Frist von 6 Monaten angenommen. Da ein Unternehmen nach Maßgabe des AGG verklagt werden kann, muss ihm die Möglichkeit der Rechtsverteidigung eingeräumt werden. Diese kann nicht durch die Löschung der Daten und eine kürzere Frist (als die des AGG) abgeschnitten werden, zumal das Unternehmen in der Lage sein muss, nachzuweisen, dass die Gründe der Ablehnung nicht gegen die Grundsätze des AGG (also z.B. Diskriminierung o.a.) verstoßen haben. Demnach müssen m.E. Bewerberdaten erst nach Ablauf der Ausschlußfrist der Ansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG gelöscht werden. Macht ein Bewerber diese Ansprüche fristwahrend geltend, verlängert sich die Aufbewahrung mindestens um die in § 61 b ArbGG normierte Klagefrist. Im Zweifel ist die zuständige Aufsichtsbehörde anzurufen und nach der dortigen Meinung zu befragen.
Die Löschung der Daten sollte sodann erfolgen und hinreichend dokumentiert werden, sodass auf etwaige Aufforderung des Bewerbers reagiert werden kann.
Sofern die Entscheidung nicht unmittelbar ergeht oder -wie oft angetroffen – die Bewerbung so interessant ist, dass künftig mit einer offenen Stelle zu rechnen ist (und der Zugriff auf die Bewerbung weiterhin bestehen bleiben soll), darf die zeitlich „längere“ Speicherung nur nach Einwilligung des Bewerbers erfolgen.
Praxistipp: Soll die Bewerbung in „pending“ gesetzt oder die Entscheidung zurückgestellt werden, Einwilligung des Bewerbers einholen
Gerne berate ich Sie sofort, wenn Sie Ihre Ablaufprozesse anpassen oder Fragen zu Ihren Rechten haben.
Rechtsanwalt Dr. Stephan Schmelzer, Fachanwalt IT-Recht, Fachanwalt Arbeitsrecht, zertifizierter Datenschutzbeauftragter, http://www.dr-schmelzer.com, Ostberg 3, 59229 Ahlen, Tel.: 02382.6646
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